Politique « Vie Privée » de  Mendel et Eve 

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1      Objectif
 

Le présent document constitue la politique « Vie Privée » mise en œuvre par Mendel et Eve dans le cadre de leurs activités.
La protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel est d’une importance capitale pour Mendel et Eve.
Cette politique « Vie Privée » est rédigée afin de garantir le respect du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/EC (Règlement général sur la protection des données, ou RGPD).
Cette politique « Vie Privée » a pour but de vous informer de manière complète sur le sujet et explique comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel.

 

2      Quelle est la portée de cette politique ?
Que recouvre le « traitement de vos données » et qui en est responsable ?

Nous recueillons et utilisons uniquement les données personnelles qui sont nécessaires dans le cadre de nos activités et qui nous permettent de vous proposer des produits et services de qualité.
Mendel et Eve sont Responsables du traitement des données à caractère personnel qu’ils sont amenés à traiter.
Ils sont en conséquence votre partenaire ainsi que celui des autorités de contrôle (par exemple « l’Autorité de la Protection des Données ») pour toute question relative à l’utilisation de vos données par notre groupe.

 

3      Quelles données sont couvertes par notre politique?
 

Les données couvertes par la présente politique sont les données à caractère personnel des personnes physiques, c’est-à-dire des données qui permettent directement ou indirectement d’identifier une personne.
Dans le cadre de vos relations et interactions avec Mendel et Eve, ceux-ci peuvent être amenés à collecter différentes données à caractère personnel telles que :
-          des données d’identification et de contact (exemples : civilité, nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone, adresse mail) ;
-          données bancaires, financières et transactionnelles (exemples : coordonnées bancaires, numéros de compte, données relatives aux virements y compris la communication, et, de façon générale, toutes données enregistrées lors de vos transferts bancaires) ;
Nous ne traitons jamais de données relatives à vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, votre religion, vos convictions philosophiques ou l'appartenance syndicale, vos données génétiques, votre vie sexuelle ou orientation sexuelle à moins que la législation nous l’impose.

 

4      Principes directeurs pour traiter les données à caractère personnel

Mendel et Eve respecteront entre autres les principes suivants lors des traitements de données à caractère personnel dans le cadre de la gestion et de l’exécution de ses engagements :
-          Traitement de données licite : Mendel et Eve traitent les données à caractère personnel d’une manière licite dans le cadre de ses activités ;
-          Finalités déterminées et limitation des finalités : Mendel et Eve collectent et traitent les données à caractère personnel pour les finalités licites déterminées ci-après ;
-          Minimisation du traitement des données Mendel et Eve limitent le traitement des données à caractère personnel à ce qui est nécessaire dans le cadre de ses activités ;
-          Exactitude des données à caractère personnel : Mendel et Eve prennent toutes les mesures raisonnables pour veiller à ce que les données à caractère personnel soient exactes et qu’elles soient rectifiées et/ou effacées sans tarder si elles n’apparaissent plus exactes ;
-          Limitation du traitement et de la conservation : Mendel et Eve ne traiteront et ne conserveront pas plus longtemps que nécessaire à la réalisation de ses activités les données à caractère personnel ;
-          Mesures de sécurité : Mendel et Eve prennent les mesures techniques et/ou organisationnelles nécessaires et adéquates pour la sécurité des données à caractère personnel.

 

5      Quand vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

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Les données que nous utilisons sont collectées directement auprès de vous quand vous remplissez les formulaires et contrats que nous vous soumettons.

 

6      Sur quel fondement et pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous traitons vos données à caractère personnel en vue de diverses finalités. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes par rapport à la finalité poursuivie sont traitées.
De manière générale, nous utilisons vos données à caractère personnel :
-          dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou la prise de mesures précontractuelles ;
-          afin de nous conformer aux dispositions légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis ;
-          vous assister et répondre à vos demandes ;
-          permettre la bonne exécution des conventions conclues ;
-          répondre aux obligations légales parmi lesquelles les réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires dûment autorisées ;

 

7      Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ?

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Seuls les membres de Mendel et Eve ont accès à vos données à caractère personnel afin d’accomplir les finalités précitées. Vos données personnelles ne sont divulguées à aucun tiers hormis les autorités judiciaires et de contrôle.

 

8      Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données personnelles pour la plus longue des durées nécessaires au respect des dispositions légales et réglementaires applicables ou une autre durée compte tenu des contraintes opérationnelles telles qu’une bonne tenue de la comptabilité.
Certaines données sont archivées pour des durées plus longues afin de répondre à nos obligations légales et à des fins de preuve notamment pour sauvegarder vos droits et les droits de notre société. Ces données archivées sont uniquement accessibles pour des besoins de preuve en justice, de contrôle par une Autorité autorisée (par exemple par l’autorité fiscale), pour des raisons de production de document devant les autorités judiciaires, administratives ou des services de police.

 

9      Sécurité et confidentialité

Mendel et Eve s’engagent à adopter les mesures techniques, physiques et organisationnelles nécessaires et adéquates pour protéger les données à caractère personnel contre les accès non autorisés, le traitement illicite et non autorisé, la perte ou le dommage accidentel, et la destruction non autorisée. Ces mesures sont régulièrement évaluées et si nécessaire actualisées en vue de garantir une protection maximale des données à caractère personnel des personnes concernées.
En cas de violation ou de fuite informatique, comme décrite ci-dessous, Mendel et Eve prennent les mesures nécessaires/adéquates pour en constater l’étendue et les conséquences, y mettre fin le plus vite possible et, le cas échéant, limiter son impact pour les personnes concernées.

 

10    Quels sont vos droits et comment les exercer ?

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10.1               Droits des personnes concernées
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de différents droits :
-         Le droit de demander l’accès aux données à caractère personnel (A)
-         Le droit à la rectification (A)
-         Le droit à l’effacement des données(A)
-         Le droit de s’opposer au traitement (B)
-         Le droit de retirer son consentement (B)
-         Le droit de demander une limitation du traitement (B)
-         Le droit à la portabilité des données (C)

 

A.    Droit d’accès, de rectification et d’effacement
Toute personne concernée a le droit de faire une demande d’accès. Si une personne concernée exerce ce droit, Mendel et Eve sont tenus  de lui fournir des informations à ce sujet, en ce compris :
-          de donner une description et une copie des données à caractère personnel;
-          d’informer la personne concernée des raisons pour lesquelles Mendel et Eve traitent ces données.
Si des données sont inexactes ou incomplètes, la personne concernée peut demander de les rectifier voire les rectifier elle-même si le système d’information concerné le permet.
Dans certaines circonstances, la personne concernée peut, conformément à la réglementation en matière de protection des données, demander l’effacement d’une donnée à caractère personnel la concernant, entre autres si la donnée à caractère personnel n’est plus nécessaire pour les finalités pour lesquelles elle avait été collectée ou traitée.

B.    Droit d'opposition et de limitation au traitement de vos données et droit de retirer votre consentement
Vous avez le droit de vous opposer à certains traitements de vos données à caractère personnel que nous souhaiterions effectuer. Vous avez notamment le droit de vous opposer, sans justification, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection. Vous pouvez également demander la limitation du traitement de vos données.
Ce droit ne peut cependant s’exercer que dans certaines conditions :
1)     votre demande doit être datée et signée ;
2)     pour les cas autres que l’opposition à des fins de prospection, vous devez avoir des raisons sérieuses et légitimes tenant à votre situation particulière pour vous opposer à ce que le traitement ait lieu. En cas d'opposition justifiée, le traitement en question ne pourra plus porter sur ces données.
Par contre, vous ne pouvez pas vous opposer à un traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande; ni au respect de toute disposition légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis.
Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

 

C.    Le droit à la portabilité
Lorsque cela est nécessaire et dans la mesure où cela est applicable, la personne concernée peut demander de recevoir certaines données à caractère personnel qu’elle a fournies à Mendel et Eve dans le cadre de la gestion et de l’exécution de ses activités, et de transférer ces données vers un autre Responsable du traitement. Lorsque cela est techniquement possible, la personne concernée peut demander à Mendel et Eve de transférer directement ces données vers un autre Responsable du traitement.

 

10.2               A qui vous adresser ?
Si la personne concernée souhaite exercer ses droits relativement à ses données à caractère personnel, elle peut en faire part à :
-          Aux membres de Mendel et Eve :
o    par courrier : Christian Boucart – Avenue Henri Liebrecht, 31 1090 Bruxelles
Dans ce cadre, votre demande doit nous parvenir datée et signée, accompagnée d’une copie de votre carte d’identité.

Conformément à la réglementation, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle compétente.

 

11    Transfert des données en dehors de l’EEE

En cas de transferts internationaux émanant de l’EEE vers un pays tiers pour lequel la Commission européenne a rendu une décision d’adéquation reconnaissant à ce pays un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui prévu par la législation de l’EEE, vos données personnelles seront transférées sur ce fondement.
Pour des transferts vers des pays en dehors de l’EEE pour lesquels la Commission européenne n’a pas rendu de décision d’adéquation, nous nous appuyons soit sur une dérogation applicable à la situation (ex : en cas de paiement à l’international, le transfert est nécessaire à l’exécution du contrat), soit sur le fait que le destinataire des données a accepté de traiter les données à caractère personnel conformément aux « Clauses Contractuelles Types » établies par la Commission européenne pour les Responsables des données ou les sous-traitants.

Pour obtenir une copie de ces textes ou savoir comment y accéder, vous pouvez adresser une demande écrite de la manière indiquée dans la Section 10.2.

 

12    Violation de données à caractère personnel

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A.    Mention des violations relatives aux données à caractère personnel
Les administrateurs doivent veiller, dans l’exercice de leur fonction, à éviter des incidents (volontaires ou non) qui peuvent porter atteinte à la vie privée des personnes concernées.
En cas de violation de données à caractère personnel, des mesures adéquates sont prises le plus rapidement possible pour minimiser le risque de dommage pour les personnes concernées ainsi que pour Mendel et Eve  (atteinte à la réputation, sanctions imposées, ...).
Dans tous les cas, tous les membres doivent signaler immédiatement toute violation de la sécurité et les incidents en lien avec la sécurité des informations au compositeur de Mendel et Eve de sorte qu’une analyse puisse immédiatement être faite, les mesures nécessaires prises et pour savoir si la violation doit être signalée à l’Autorité de Protection des Données et/ou aux personnes concernées.
Lorsque le signalement est réalisé par courriel, il est important que celui-ci soit envoyé au président (voir Section 10.2) et qu’il soit expressément indiqué dans l’objet du courriel qu’il s’agit d’un message avec urgence élevée à propos d’une possible violation en lien avec les données à caractère personnel.
L’information doit contenir une description complète et détaillée de l’incident, en ce compris l’identité de la personne qui fait le signalement (nom, prénom, adresse, courriel (le cas échéant) et numéro de téléphone), de quel type d’incident il s’agit, et combien de personnes sont concernées.

B.    Enquête et analyse des risques
En principe, dans un délai de 24 heures après que l’incident ou la violation a été constaté par Mendel et Eve, une enquête sera entamée par les membres .
L’enquête indiquera quelle est la nature de l’incident, le type de données visées et si spécifiquement des données à caractère personnel sont impactées (et dans l’affirmative, qui sont les personnes concernées et combien de données à caractère personnel sont touchées). L’enquête déterminera s’il s’agit d’une violation ou non des données à caractère personnel.
S’il s’agit d’une violation, une analyse des risques sera effectuée pour savoir quelles sont (peuvent être) les conséquences possibles de la violation, et en particulier les impacts (possibles) pour les personnes concernées.
Mendel et Eve décideront ensuite, sur la base du caractère de la violation, s’il y a ou non une obligation d’effectuer une notification à l’Autorité de Protection des Données et/ou à la personne concernée.

C.    Documentation des violations
Toutes les violations seront documentées dans un registre. Le registre détaillera la cause principale de l’incident et les facteurs contributifs, la chronologie des événements, les actions en réponse, les recommandations et les leçons apprises en vue d’identifier les domaines qui nécessitent une amélioration. Les changements recommandés à apporter aux systèmes, et procédures seront documentés et mis en place aussi vite que possible.

Dans le cadre de sa mission de surveillance du respect de la règlementation en matière de protection des données le président examinera également les suites données au traitement de la violation consignée dans le rapport.

 

13    Délégué à la protection des données (« D.P.D »)
Mendel et Eve n’ont pas désigné de délégué à la protection des données extérieur

 

14    Comment prendre connaissance de cette politique et de ses modifications ?
Dans un monde en constante évolution technologique, nous actualiserons régulièrement la Politique « Vie Privée ».

Nous vous invitons à prendre connaissance de la dernière version de ce document sur nos sites et nous vous informerons de toute modification substantielle par le biais de nos sites ou par nos modes de communications habituels.

 

15    Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles visée par la présente politique, vous pouvez joindre le compositeur de Mendel et Eve par courrier adressé à  Christian Boucart – Avenue Henri Liebrecht, 31 à 1090 Bruxelles.

 

La présente Politique « Vie Privée » est applicable à dater du 25 mai 2018.